Protokół CEEB – kto składa deklarację i co grozi za brak

„W ewidencji nie ma żadnego wpisu pod tym adresem” – to zdanie usłyszał przez telefon mój znajomy z Kielc, kiedy gmina weryfikowała jego wniosek o dofinansowanie do wymiany kotła. Dom stoi od 2019 roku, kocioł gazowy wymieniony trzy lata temu, w segregatorze komplet żółtych świstków od kominiarza z pieczątką i podpisem. W bazie państwowej pusto, jakby budynek nie istniał.

Protokół CEEB i deklaracja CEEB to dwa różne dokumenty, które ludzie mylą ze sobą na potęgę, a brak każdego z nich boli inaczej. Deklarację składasz raz, sam, jako właściciel. Protokół z kontroli przewodów kominowych wprowadza kominiarz po każdej wizycie i to on zastąpił papierek wypisywany na kolanie w aucie. Znajomy z Kielc miał ten drugi, nie miał pierwszego, więc w rejestrze wyszło na zero.

Rozkładam tu na czynniki pierwsze cały rejestr: czym jest Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków, kto i w jakim terminie składa deklarację, co dokładnie zawiera e-protokół z przeglądu, jak sprawdzić swój dom w bazie i co robić, gdy dane się nie zgadzają. Samo sprawdzenie wpisu zajmuje kwadrans i nie kosztuje złotówki, złożenie zaległej deklaracji przez profil zaufany kolejne piętnaście minut. Poziom trudności zerowy, potrzebny tylko komputer i sposób na potwierdzenie tożsamości.

Czym jest CEEB i co trafia do tej bazy?

CEEB to Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków, czyli krajowy rejestr prowadzony przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego, dostępny pod adresem zone.gunb.gov.pl. Ruszył 1 lipca 2021 roku i obejmuje wszystkie źródła ciepła oraz spalania paliw o mocy nominalnej do 1 MW, czyli praktycznie każdy dom jednorodzinny, każde mieszkanie z własnym piecykiem i każdy lokal usługowy w Polsce.

W bazie siedzą dwa rodzaje danych i to jest sedno całego zamieszania. Pierwszy to deklaracja właściciela: czym ogrzewasz budynek, ile masz źródeł ciepła, jaki kocioł, jaka klasa, czy jest kominek albo koza. Drugi to dane wprowadzane przez uprawnionych fachowców w module kontroli, który zaczął działać w 2023 roku. Tam ląduje e-protokół z okresowej kontroli przewodów dymowych, spalinowych i wentylacyjnych.

Różnica jest prosta: deklarację robisz ty i tylko raz, protokół robi kominiarz i powtarza to przy każdej kontroli. Jeden dokument nie zastępuje drugiego. Widziałem właściciela domu, który był przekonany, że skoro kominiarz wpisał go do systemu, to deklarację ma z głowy. Przy pierwszym kontakcie z gminą okazało się, że jego budynek figuruje w module kontroli, ale w części deklaracyjnej nie ma go wcale.

Kto musi złożyć deklarację CEEB i w jakim terminie?

Deklarację składa właściciel albo zarządca budynku lub lokalu, w którym znajduje się źródło ciepła o mocy do 1 MW. Dla budynków, które istniały wcześniej, termin minął 30 czerwca 2022 roku. Dla każdego nowego albo nowo uruchomionego źródła obowiązuje 14 dni od pierwszego uruchomienia i ten termin działa do dziś przy każdej wymianie kotła.

Formularze są dwa i wybiera się je według przeznaczenia budynku, nie według rodzaju paliwa:

Drogi są dwie. Elektronicznie logujesz się profilem zaufanym, e-dowodem albo przez bankowość internetową i wypełniasz formularz na stronie GUNB. Papierowo drukujesz druk, wypełniasz długopisem i zanosisz albo wysyłasz do urzędu gminy właściwego dla adresu budynku. Wersja papierowa jest równoprawna, tylko wchodzi do systemu z opóźnieniem, bo urzędnik przepisuje ją ręcznie.

Czy deklarację CEEB trzeba składać co roku?

Nie. Deklarację składa się jednorazowo i nikt nie każe jej odnawiać ani potwierdzać w kolejnych sezonach. Obowiązek wraca wyłącznie wtedy, gdy zmienia się stan faktyczny, i wtedy masz na aktualizację te same 14 dni.

Zmiana stanu faktycznego to nie tylko wymiana kopciucha na pompę ciepła. To także dołożenie kominka z płaszczem wodnym, likwidacja starego pieca kaflowego, podłączenie budynku do sieci ciepłowniczej, montaż drugiego kotła jako źródła rezerwowego albo zamiana kotła zasypowego na podajnikowy tej samej marki. Przy sprzedaży domu nowy właściciel składa własną deklarację na siebie, bo rejestr wiąże dane z osobą, nie tylko z adresem.

Co roku wraca za to zupełnie inny obowiązek: kontrola i czyszczenie przewodów kominowych. Przy paliwie stałym czyszczenie robi się cztery razy w roku, przy gazie i oleju rzadziej, a stawki i to, co wchodzi w cenę usługi, rozpisałem osobno w cenniku, gdzie wyliczam ile kosztuje czyszczenie komina za przewód. Mylenie tych dwóch rzeczy to najczęstszy powód, dla którego ludzie z pełnym przekonaniem twierdzą, że w CEEB są, choć nigdy nic nie składali.

Co grozi za brak wpisu do CEEB?

Brak deklaracji jest wykroczeniem. W praktyce kończy się mandatem do 500 zł, a jeśli sprawa trafi do sądu, grzywna sięga 5000 zł. Skala kar jest więc niska i nie ona powinna cię motywować do wejścia na stronę GUNB.

Przepisy przewidują coś w rodzaju czynnego żalu: jeżeli złożysz zaległą deklarację, zanim urząd wykryje brak, kara nie zostaje nałożona. Praktycznie oznacza to, że dopóki nikt się do ciebie nie odezwał, wystarczy usiąść do komputera i temat znika. Po piśmie z gminy jest już za późno na taką ucieczkę.

Realne konsekwencje są za to znacznie bardziej dotkliwe niż grzywna. Gmina weryfikuje wpis w CEEB przy wnioskach o dofinansowanie wymiany źródła ciepła i przy sprawdzaniu uchwał antysmogowych, więc brak deklaracji potrafi zablokować dotację liczoną w dziesiątkach tysięcy złotych. Przy sprzedaży domu kupujący coraz częściej pyta o wpis razem ze świadectwem energetycznym. Osobną kwestią są kary za sam brak okresowej kontroli przewodów i reakcja ubezpieczyciela po pożarze sadzy, bo tam stawka idzie w setki tysięcy złotych. Rozpisałem to w tekście o tym, co grozi za brak przeglądu kominiarskiego, i to jest lektura ważniejsza niż mandat za deklarację.

Co dokładnie zawiera e-protokół z kontroli przewodów?

E-protokół to cyfrowy dokument, który uprawniony kominiarz wypełnia w aplikacji lub w panelu webowym CEEB jeszcze u ciebie w domu. System przypisuje go do konkretnego adresu, stempluje datą i godziną oraz zapisuje numer uprawnień osoby wykonującej kontrolę. Papierowego bloczka wypisanego w aucie nikt już nie honoruje.

W dokumencie znajdziesz dane budynku i lokalu, wykaz skontrolowanych przewodów z podziałem na dymowe, spalinowe i wentylacyjne, wynik sprawdzenia drożności i ciągu, ocenę stanu technicznego, listę stwierdzonych nieprawidłowości oraz zalecany termin ich usunięcia. To ostatnie pole jest najważniejsze i najczęściej pomijane przy czytaniu: jeśli kominiarz wpisał usterkę z terminem 30 dni, a ty jej nie usunąłeś, masz w rejestrze czarno na białym dowód, że o problemie wiedziałeś.

Dokument dostajesz mailem w PDF albo jako wydruk z kodem weryfikacyjnym, a jego wystawienie jest bezpłatne i wliczone w cenę usługi. Kopię trzymam w tym samym segregatorze co dokumentację techniczną budynku, bo o protokół prędzej czy później poprosi ubezpieczyciel przy szkodzie, nadzór budowlany przy kontroli, zarządca przy odbiorze instalacji gazowej albo notariusz przy sprzedaży. Cyfrowy oryginał i tak zostaje w bazie, więc nawet zgubiona kartka nie jest problemem.

Jak sprawdzić, czy mam wpis do CEEB?

Samodzielnie, przez internet, w 10-15 minut i za darmo. Nie potrzebujesz wizyty w urzędzie ani pośrednika, wystarczy jeden z trzech sposobów potwierdzenia tożsamości.

1. Wejdź na zone.gunb.gov.pl, czyli oficjalny portal Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków.
2. Zaloguj się profilem zaufanym, dowodem osobistym z warstwą elektroniczną albo przez bankowość internetową.
3. Odszukaj sekcję z nieruchomościami przypisanymi do twoich danych i sprawdź, czy figuruje tam adres twojego budynku.
4. Otwórz kartę budynku i sprawdź część deklaracyjną: rodzaj i liczbę źródeł ciepła oraz datę złożenia deklaracji.
5. Przejdź do części dotyczącej przewodów kominowych i sprawdź datę ostatniego e-protokołu oraz numer uprawnień kominiarza.

Jeśli w części deklaracyjnej jest pusto, po prostu złóż deklarację z tego samego panelu. Jeśli brakuje protokołu z ostatniej kontroli, a kominiarz u ciebie był, dzwonisz do niego i pytasz o datę wprowadzenia dokumentu. Alternatywna droga dla osób, które nie mają żadnego sposobu logowania, prowadzi przez urząd gminy: składasz wniosek o zaświadczenie o danych zawartych w ewidencji dla swojego adresu.

Co zrobić, gdy dane w CEEB się nie zgadzają?

Złożyć nową deklarację z poprawnymi danymi. System traktuje ją jako aktualizację i nadpisuje poprzednią, więc nie ma tu procedury odwoławczej ani osobnego formularza korekty. Na aktualizację masz standardowe 14 dni od momentu, w którym zmienił się stan faktyczny.

Najczęstsze rozbieżności powtarzają się w kółko. Dom po podziale działki figuruje pod starym numerem porządkowym. Mieszkanie w bliźniaku wpisano jako lokal w budynku wielorodzinnym. Kominek rekreacyjny zgłoszono jako główne źródło ciepła, przez co budynek wpada w kategorię paliw stałych ze wszystkimi konsekwencjami przy uchwale antysmogowej. Zdarza się też odwrotnie: pompa ciepła w deklaracji jest, a kominka nikt nie wpisał, choć pali się w nim co weekend.

Gdy budynku nie ma w bazie w ogóle, a jesteś pewien, że deklarację składałeś papierowo, sprawdź w gminie, czy druk został wprowadzony do systemu. Przy wersji papierowej opóźnienie kilku tygodni jest normalne, ale zgubiony w obiegu formularz też się zdarza. Potwierdzenie złożenia trzymaj przez cały czas, bo bez niego trudno wykazać, że termin dotrzymałeś.

Jak rozpoznać kominiarza, który nie wprowadzi protokołu?

Pytaniem zadanym przed wpuszczeniem go na dach, nie po zapłaceniu. Brzmi ono prosto: czy wystawia pan e-protokół w systemie CEEB i pod jakim numerem uprawnień. Człowiek z uprawnieniami odpowiada bez zastanowienia, bo robi to codziennie kilkanaście razy.

Kontrolę przewodów kominowych może wykonać mistrz kominiarski albo osoba z uprawnieniami budowlanymi w odpowiedniej specjalności, a przy przewodach dymowych i przy kominach przemysłowych wymagania są jeszcze węższe. Uprawnienia weryfikujesz przez lokalny cech kominiarzy albo prosząc o okazanie dyplomu mistrzowskiego przed rozpoczęciem pracy.

Sygnały ostrzegawcze są zawsze te same. Fachowiec wypisuje dokument na kolanie w aucie i podaje ci go przez okno. Chce wyłącznie gotówki, bez pokwitowania i bez faktury. Twierdzi, że w domu jednorodzinnym wpis do systemu nie jest wymagany, bo to dotyczy tylko bloków. Żąda dopłaty 50 zł „za wpis do komputera”, choć wystawienie protokołu nic nie kosztuje. Przy każdym z tych sygnałów lepiej podziękować za usługę i stracić jeden dzień na znalezienie kogoś innego, niż mieć w segregatorze papier bez wartości.

Co jeszcze sprawdzić przy kominie poza rejestrem?

Skoro i tak wchodzisz na dach albo wpuszczasz tam fachowca, obejrzyj przy okazji obróbkę blacharską wokół komina. To miejsce przecieka najczęściej w całym dachu, a szczelina między blachą a murem szerokości 3-5 mm potrafi wpuścić do wnętrza kilkanaście litrów wody w czasie jednej ulewy. Do uszczelnienia takiego styku nie nadaje się byle silikon z marketu za 12 zł, bo pod wpływem UV i ruchu blachy pęka po dwóch sezonach. Który preparat wybrać i ile kosztuje kartusz, porównałem w zestawieniu, gdzie omawiam uszczelniacze budowlane i ich zastosowania.

Drugi objaw, którego nie wolno lekceważyć, to brązowe zacieki na ścianie albo na suficie przy kominie. Przy przewodach spalinowych oznaczają zwykle wykraplanie się pary wodnej i kondensat spływający po wnętrzu przewodu, przy nieszczelnej obróbce zwykłe zalewanie od góry. Zamalowanie takiej plamy zwykłą farbą lateksową kończy się tym, że rdzawy ślad wraca po dwóch tygodniach, bo sole i smoły przebijają przez powłokę. Sposób postępowania i konkretne preparaty opisałem przy okazji tematu, jakim jest farba na plamy i zacieki po zalaniu.

Co zrobić z tym dzisiaj?

Zaloguj się na zone.gunb.gov.pl i sprawdź dwie rzeczy: czy jest deklaracja i czy jest e-protokół z ostatniej kontroli. Te 15 minut rozstrzyga, czy przy najbliższym wniosku o dotację usłyszysz to samo co mój znajomy z Kielc. Jeśli w rejestrze pusto, złóż zaległą deklarację od razu, bo dopóki urząd się nie odezwał, żadna kara nie wchodzi w grę.

Gdy przy okazji odkryjesz zacieki wokół komina, robotę planuj po kolei: najpierw uszczelnienie obróbki, potem osuszenie muru, a dopiero na końcu wykończenie ściany. Wyrównanie takiej powierzchni cienką warstwą masy szpachlowej to temat na osobny wieczór i rozpisałem go w poradniku, gdzie tłumaczę, na czym polega cekolowanie ścian i ile kosztuje metr. Jak wygląda wasz wpis w CEEB, deklaracja jest czy jej nie ma? Dajcie znać w komentarzu.

Najczęstsze pytania o protokół CEEB

Czy mogę sprawdzić wpis do CEEB bez profilu zaufanego?

Tak, ale nie przez internet. Zamiast logowania składasz w urzędzie gminy właściwym dla adresu budynku wniosek o zaświadczenie o danych zawartych w ewidencji. Urząd ma na odpowiedź standardowe terminy administracyjne, więc zamiast kwadransa czekasz zwykle od kilku dni do miesiąca.

Czy kominiarz musi dać mi protokół na papierze?

Nie musi drukować, bo dokumentem jest wersja cyfrowa w systemie. Ma jednak obowiązek przekazać ci jego treść, najczęściej w PDF na maila albo jako wydruk z kodem weryfikacyjnym. Jeśli po wizycie nie dostajesz nic i nie widzisz wpisu w bazie, kontrola formalnie nie została udokumentowana.

Czy najemca mieszkania składa deklarację CEEB?

Nie, obowiązek spoczywa na właścicielu albo zarządcy lokalu. W bloku z kotłownią wspólną deklarację składa wspólnota lub spółdzielnia dla całego budynku, a mieszkańcy nie robią nic. Własne źródło ciepła w mieszkaniu, na przykład piecyk gazowy albo kominek, zgłasza właściciel lokalu.

Czy po wymianie kotła trzeba złożyć nową deklarację?

Tak, i to w ciągu 14 dni od pierwszego uruchomienia nowego źródła. Dotyczy to również sytuacji, w której stary kocioł zostaje jako rezerwa, bo w deklaracji wykazuje się wszystkie źródła w budynku. Nowa deklaracja nadpisuje poprzednią, więc nie trzeba niczego osobno wycofywać.

Czy brak deklaracji CEEB zablokuje dotację na wymianę źródła ciepła?

W praktyce często tak, bo gmina i operatorzy programów sprawdzają wpis przy weryfikacji wniosku. Deklarację da się złożyć od ręki przez profil zaufany, więc problem znika w kwadrans, ale wniosek w tym czasie leży. Lepiej sprawdzić rejestr przed złożeniem dokumentów niż po piśmie z urzędu.

Ile ważny jest e-protokół z kontroli przewodów kominowych?

Do terminu następnej wymaganej kontroli, czyli w budynku mieszkalnym zwykle rok od daty wystawienia. Jeśli w protokole widnieje usterka z terminem usunięcia, dokument nie chroni cię po upływie tego terminu, bo w rejestrze zostaje ślad, że o problemie wiedziałeś. Kolejna kontrola nadpisuje stan w bazie nowym wpisem.